Klient zerwie ze mną relacje i nie będzie chciał kupować – to często spotykany stereotyp, który powstrzymuje przedsiębiorców przed egzekwowaniem należności. Wierzyciele obawiają się, że domaganie się spłaty zadłużenia osłabi ich kontakty handlowe. Prawda czy fałszywe przekonania? Jak windykować, by nie narazić biznesu na dodatkowe problemy?
- Dlaczego klienci nie płacą?
- Windykacja sposobem na długi
- Dlaczego warto zaplanować windykację?
- Czy windykacja kontrahentów może zaszkodzić relacjom?
- Dlaczego warto windykować?
Wszystkie relacje, w tym także biznesowe, powinny być budowane na uczciwych i klarownych dla obu stron zasadach. Firma, która na bazie wzajemnej umowy świadczy usługi drugiej, wkłada w to swój wysiłek, czas i ponosi koszty.
Część podmiotów rzetelnie płaci swoje zobowiązania. Inne, z różnych powodów, odwlekają płatności bądź nie regulują ich wcale. I to właśnie ta ostatnia grupa wymaga konkretnych działań ze strony przedsiębiorcy.
Dlaczego klienci nie płacą?
Powody opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów są różne. Mogą być prozaiczne, jak roztargnienie czy zgubienie dokumentów. Niestety często to efekt świadomego działania, za którym kryją się pogłębiające się problemy finansowe np. kumulowanie pieniędzy na wypłatę wynagrodzeń pracownikom, konieczność spłaty zaległych podatków, a nawet utrata płynności finansowej. W wymienionych sytuacjach kontrahent ma ograniczony wpływ na możliwości płatnicze. Na drugim biegunie są klienci, którzy celowo zwlekają z regulowaniem płatności albo w ogóle nie zamierzają płacić, narażając kontrahenta na stratę.
Windykować? Tak, ale należy to zaplanować
Aby uniknąć takich sytuacji, warto wdrożyć odpowiednie procedury windykacyjne w celu skutecznego odzyskania należności. Z pewnością pomogą zdyscyplinować dłużnika do spłaty zobowiązań i wyegzekwować dotrzymywanie terminów płatności
Chodzi o to, by nie dopuścić do powstawania zaległości , a jeśli powstaną – jak najszybciej odzyskać pieniądze. Jest na to sposób. Przede wszystkim należy ewidencjonować i monitorować należności. Innymi słowy chodzi o bieżącą informację czy faktury realizowane są na czas – kto nie zapłacił i jaką kwotę.
Windykacja kontrahentów sposobem na długi
Najlepiej przygotować na okoliczność takich zdarzeń wewnętrzną procedurę windykacyjną, czyli dokładny opis, jakie konkretne działania podjąć, jeśli klient zalega z płatnością, od łagodnych do bardziej zdecydowanych, np. zaczynając od zwykłego maila przypominającego o niezapłaconej fakturze, następnie wezwania do zapłaty czy na wstrzymaniu wykonania usługi kończąc.
Innym sposobem i do tego bardzo skutecznym jest przekazanie sprawy firmie windykacyjnej, czyli na ścieżkę tzw. windykacji polubownej. To profesjonaliści, którzy wiedzą, jak przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem, posiadają wiedzę i doświadczenie, jak skutecznie windykować bez narażania relacji między kontrahentami.
Czy windykacja może zaszkodzić relacjom?
Wielu przedsiębiorców zamiast planować działania w obszarze ściągalności należności, podejmuje chaotyczne kroki. Niekiedy traktują klientów pobłażliwie, biorąc pod uwagę bliskość relacji. To tylko pogłębia problem i sprawia, że działania windykacyjne podejmowane są za późno lub wcale. A im później podjęta windykacja tym mniejsze szanse na odzyskanie pieniędzy.
Tymczasem skuteczna windykacja nie musi popsuć relacji z klientami i w zdecydowanej większości przypadków nie oznacza jej utraty. To fałszywe przekonania, choć mocno zakorzenione w powszechnej świadomości.
Dlaczego warto windykować?
Systematyczne i różnorodne próby zaplanowanych kroków postępowania zwiększają prawdopodobieństwo spłaty. Działania windykacyjne są normalnym elementem działalności firmy. Co więcej, nie naruszają zasad życia i relacji między przedsiębiorcami, a raczej przywracają prawidłowe relacje oraz zdrowe funkcjonowanie po obu stronach.
Czekanie aż klient zapłaci z własnej inicjatywy, może tylko utwierdzić go w przekonaniu, że uregulowanie faktur można odwlekać w nieskończoność.
Tymczasem z badań wynika, że przedsiębiorcy niepotrzebnie obawiają się windykować. Prawie 40 proc. firm, które kierują sprawy do windykacji, kontynuuje współpracę i relacje z klientami pozostają bez zmian, a w niektórych przypadkach nawet ulegają poprawie. Konsekwencja w działaniu nie osłabia pozycji przedsiębiorstwa w oczach kontrahenta ani nie rzutuje negatywnie na kontakty biznesowe.
Zachęcamy także do lektury Jak sprawdzić kontrahenta?