Sprawdzenie wiarygodności przyszłego kontrahenta to nie tylko przejaw zdrowego rozsądku, ale i obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jak to zrobić właściwie, żeby uniknąć problemów finansowych?
Z tego materiału dowiesz się:
- Jak sprawdzić kontrahenta, czy jest czynnym podatnikiem VAT?
- Jak sprawdzić firmę po NIP?
- Jak sprawdzić kontrahenta w urzędzie skarbowym?
- Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?
- Jak sprawdzić kontrahenta w rejestrze dłużników niewypłacalnych?
- Prawo a sprawdzenie wiarygodności kontrahenta
- Co zrobić, jeśli kontrahent nie uregulował płatności?
Problemy z wypłacalnością i terminowością spłat zobowiązań są dziś większe niż jeszcze kilka lat temu. Firmy opóźniają się z zapłatą faktur, a część z nich jest nierzetelna. Sprawdzanie wiarygodności kontrahentów to must have każdego przedsiębiorcy. W tym artykule podpowiadamy jak to zrobić, korzystając z bezpłatnych i płatnych źródeł wiedzy.
Jak sprawdzić kontrahenta, czy jest czynnym podatnikiem VAT?
Można to zrobić na stronie Ministerstwa Finansów, które – właśnie po to, żeby pomóc uczciwym przedsiębiorcom — utworzyło tzw. Białą Listę podatników VAT. Do zweryfikowania kontrahenta na tej liście wystarczy mieć jego numer konta, NIP lub REGON. Wszyscy przedsiębiorcy, którzy są płatnikami VAT są umieszczani na liście automatycznie, więc baza jest kompletna.
Oprócz informacji, czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, ze strony Ministerstwa Finansów dowiesz się, czy był czynnym płatnikiem np. w dniu wystawienia mu faktury.
Przed zapłatą kwoty na otrzymanej fakturze warto również sprawdzić numer rachunku VAT kontrahenta. Jeśli nie ma go na Białej Liście, lepiej nie ryzykować i zwrócić się z prośbą o właściwy rachunek VAT. Wpłata powyżej 15 tys. zł na rachunek inny niż z Białej Listy może skutkować sankcjami prawnymi, jeśli kooperant ma podatkowe zaległości (od tej kwoty obowiązuje solidarna odpowiedzialność, czyli obie strony ponoszą koszty zaniedbań finansowych).
Dobrym zwyczajem jest wydrukowanie danych kontrahenta, aktualnych w dniu dokonanej płatności i zabezpieczenie ich w dokumentacji. Może to Cię uchronić przed ewentualnymi problemami związanymi z nierzetelnością podatkową drugiej strony.
To, czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, sprawdzisz również w Urzędzie Skarbowym — jako przedsiębiorca masz do tego prawo. Jest to jednak usługa płatna.
Jak sprawdzić firmę po NIP?
Mając już sam NIP kontrahenta możesz wiele się o nim dowiedzieć, w dodatku bezpłatnie. Sprawdź, gdzie poznasz dane o potencjalnym partnerze biznesowym:
- CEiDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
Ewidencja zawiera dane o jednoosobowych działalnościach i wspólnikach spółek cywilnych. Dowiesz się z niej przede wszystkim, czy działalność jest zawieszona, zamknięta lub w upadłości oraz czy przeciwko kontrahentowi toczy się postępowanie naprawcze lub restrukturyzacyjne.
- KRS (Krajowy rejestr Sądowy)
W tym rejestrze sprawdzisz wszystkie spółki prawa handlowego. Zwróć uwagę, czy w KRS widnieją zapisy, które mówią o ewidentnych kłopotach finansowych. Będzie to np. wzmianka o postępowaniu likwidacyjnym, upadłościowym, naprawczym, restrukturyzacyjnym, o przekształceniu czy podziale spółki. W KRS znajdziesz też informacje o zaleganiu kontrahenta z wpłatami do Urzędu Skarbowego lub ZUS-u.
- Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)
REGON zawiera informacje o spółkach cywilnych. Tutaj zawarte dane przeanalizuj pod tym samym kątem jak w KRS — szukaj informacji o zmianach w strukturze spółki, które mówią o zawężaniu charakteru jej działalności.
Jak sprawdzić kontrahenta w Urzędzie Skarbowym?
Uzyskanie informacji o sytuacji podatkowej kontrahenta wiąże się ze złożeniem odpowiedniego wniosku do Urzędu Skarbowego. Urząd bez problemu poda takie dane jak:
- składanie deklaracji podatkowych,
- niezaleganie z opłatą podatków,
pod warunkiem, że pytający o nie przedsiębiorca jest kontrahentem podatnika, o którego pyta. Czyli do Urzędu Skarbowego możesz udać się po podpisaniu umowy czy po wykonanej transakcji. Jest to więc sprawdzenie kontrahenta po fakcie i niekoniecznie ochroni Cię przed jego ewentualnymi nieuczciwymi praktykami. Może natomiast w porę zapobiec ryzyku odpowiedzialności solidarnej.
Jak sprawdzić kontrahenta w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych?
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych oferuje dane o osobach fizycznych, przedsiębiorcach i spółkach. Do uzyskania potrzebnych danych wystarczy złożyć wniosek i uiścić opłatę.
Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?
Jeśli współpraca dotyczy firmy zagranicznej, takiego kontrahenta można sprawdzić m.in. w:
- rejestrze firm europejskich na europejskim portalu e-sprawiedliwość,
- systemie VIES (VAT Information Exchange System) — to wyszukiwarka, która wskaże, czy dana firma jest zarejestrowana w UE i czy jest aktywnym płatnikiem VAT,
- dwustronnej izbie handlowej,
- wywiadowni gospodarczej,
- polskim konsulacie w kraju kontrahenta.
Przy współpracy z partnerem zza granicy warto położyć nacisk na zabezpieczenie należytego wykonania umowy, np.: przez poręczenie, weksle czy zastaw.
Prawo a sprawdzenie wiarygodności kontrahenta
„Prześwietlenie” kontrahenta to nie tylko przejaw przezorności i zdrowego rozsądku przedsiębiorcy. Jest również wymagane przez prawo, głównie w przypadku firm, które płacą podatek VAT. Wykazanie tzw. należytej staranności, w celu zabezpieczenia transakcji przed oszustwem, to czynności, które każdy przedsiębiorca powinien przeprowadzić podejmując współpracę z nowym kontrahentem. Większość tych działań wymieniliśmy powyżej, są to m.in.:
- sprawdzenie kontrahenta w CEiDG, KRS, REGON,
- w wykazie podatników VAT na stronie www Ministerstwa Finansów,
- w rejestrze podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych, oraz rejestrze podatników przywróconych,
- sprawdzenie czy kontrahent ma wymagane zezwolenia i koncesje na obrót towarem.
Zachowanie należytej staranności zwalnia przedsiębiorcę z odpowiedzialności solidarnej w przypadku nieuczciwości kontrahenta, związanej z oszustwem podatkowym.
Co zrobić, jeśli kontrahent nie uregulował płatności?
Nawet jeśli kontrahent został przez nas dokładnie sprawdzony i nie doszukaliśmy się żadnych nieprawidłowości w jego działalności, może się zdarzyć, że nie ureguluje płatności. Czy jest wtedy szansa na odzyskanie należności? Jest i możesz to osiągnąć samodzielnie lub zlecając windykację firmom, które się w tym specjalizują.
O zaległą płatność ze strony kontrahenta należy jak najszybciej, najlepiej dzień po upływie terminu płatności, upomnieć się w wezwaniu do zapłaty. Jeśli to nie zadziała, trzeba rozpocząć polubowną procedurę windykacyjną, która polega na porozumieniu z dłużnikiem. Później przechodzi się do windykacji twardej, czyli postępowania sądowego i komorniczego. Niewypłacalnego kontrahenta warto też zgłosić do rejestrów podmiotów niewypłacalnych, np. do Krajowego Rejestru Długów.
Już na etapie windykacji polubownej, sprawą może zająć się firma windykacyjna. Doświadczeni windykatorzy — np. zrzeszeni w Związku Przedsiębiorstw Finansowych — profesjonalnie zajmą się odzyskaniem utraconych należności. Za skutecznością firm windykacyjnych przemawia fakt, że tylko w latach 2017-2019 odzyskały należności o wartości 17,1 mld zł.
Zobacz też: Biznes w czasach zadłużenia